Artık bütün işletmeler rekabet edebilme, varlığını sürdürebilme, karlılığını arttırmada kilit faktörlerden birinin verimlilik olduğu konusunda hem fikir. Hemen hemen her ürün ya da hizmeti üreten farklı işletmeler mevcut. Yaşamını sürdürebilen işletmeler kaliteli ve müşteri beklentilerini tam olarak zamanında sağlamakla birlikte maliyetlerini kontrol edebilip diğer işletmelere göre daha uygun şartlarla mal ve hizmet sağlayanlar oluyor. Bunun gerçekleşmesi de büyük oranda Etkili, Verimli, etkin ve çalışma ile mümkün. İyi de tam olarak nedir, ne değildir bu Verimlilik – Etkinlik – Etkililik kavramları ? Öncelikle bu konudaki kavram kargaşalarını ortadan kaldırmak için faydalı olacaktır sanırım.
İlk sorumuz şu olsun verimlilik ne olabilir? Çok çalışmak mı, çok üretmek mi, hızlı çalışmak mı, tutumlu olmak mı, karlılık mı, düşük maliyetle üretmek mi, kaliteli üretmek mi zamanı iyi kullanmak mı? Kısmen bu konular verimlilikle ilgili olsa da tam karşılığı değil hiçbiri.
Verimlilik bir iş sürecinde belirli bir sonuca ulaşmak için tükettiğimiz kaynaklarla ilgilidir. Kaynaklar yerine göre iş gücü, zaman, para, enerji veya farklı bir kaynak olabilir. O halde verimliliği elde edilen çıktının kullanılan kaynağa oranıdır diye tanımlamamız mümkün. Yani kullandığımız kaynaklar (Hammadde, İş Gücü, Enerji, Para vb) karşılığında elde ettiğimiz çıktı miktarı (ürün miktarı, hizmet ) arttıkça verimlilik de artıyor diyebiliriz. En basit tanımı ile ;
Verimlilik =Çıktı/Girdi
Peki, iş süreçlerinde verimliliği arttırmak tek başına rekabet gücünü arttırabilir mi? Bu noktada etkililik ve etkinlik kavramlarına da bir göz atalım.
Rekabet gücümüzü arttırmak için Verimlilikle beraber hangi işleri yaptığımızın ve bu işleri nasıl yaptığımızın da çok önemli olduğunu unutmamak gerekir. Hedeflerimize ilerlemek için doğru stratejilerin belirlenmesi faaliyetlerimizin hedefimize gitmede etkili olmasını sağlayacaktır. Belirlenen stratejilere göre yürütülecek faaliyetlerin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi de etkinlik ile mümkündür. Etkililik, doğru hedeflere doğru yöntemlerle ulaşmayı sağlar. Etkinlik de, kaynakların en uygun kullanımıyla, belirlenen hedeflere en uygun şekilde ulaşmayı sağlar.
‘’İşletmeleri rekabetçi bir yapıya kavuşturacak Verimlilik artışı hedefe ulaşmada doğru işleri iş adımlarını belirlemek ve bu işleri de doğru şekilde yapmak ile mümkün olacaktır. ‘’
Verimlilik Artışını Nerelerde Nasıl Sağlayabiliriz?
Verimlilik ürün ya da hizmet üretilen her çalışmada olabilir, yani kaynak kullanılan ve bir sonuca dönüşen bütün süreçlerde verimlilik söz konusudur. Üretim Birimleri, Bakım/Onarım Birimleri, Yardımcı Tesisler, Muhasebe, İK (İnsan Kaynakları) , Satın alma, Planlama, Finans, Depo ve Stok Yönetim Birimleri, Sevkiyat İşlemleri gibi işletmelerde bulunan bütün birimlerde verimlilik çalışmaları yapılabilir.
Yukarıda da belirttiğimiz üzere verimlilik arttırma çalışmalarında ilk adım hedeflerimize göre stratejilerimizi, iş süreçlerimizi gözden geçirmek ile başlamalı. Bu noktadan sonra her bir iş sürecindeki mevcut durumun kontrolü ve verimliliklerinin varsa sayısal değerlerle ölçülmesidir. Tüm Verimlilik Arttırma çalışmaları ölçümleme ile başlar. Yapılan çalışmaların kayıt altına alınması, mevcut durumun ölçümlemesi için gereklidir. Doğru ve yeterli bir veri takip sisteminin olması objektif olarak değerlendirme yapabilme şansını verir, çalışmalarda oto kontrol ve motivasyonu sağlar. Peter Druker ‘in dediği gibi ‘’Ölçmediğin Şeyi Yönetemezsin’’.
Mevcut durum analizi sonrası (mümkünse yukarıda belirterildiği üzere verilerle değilse gözlemlerle) yapılan tespitlerle hangi noktalarda israflar olduğu, nerelerde iyileştirmeler yapılacağı ve nereden başlanacağına karar verilip daha net bir yol haritası çizilebilir. Verimlilik çalışmaları için tek bir doğru yoktur. İşletmeler kendi kültür, ekip ve teknolojik altyapılarına göre farklı metotlar benimseyebilirler. Önemli olan ölçümlerle tespit edilen israfların, kayıpların o işletme imkân ve kültürüde dikkate alınarak belirlencek adımlarla ortadan kaldırılması ya da azaltılmasıdır. Verimlilik projelerinde yapılan en büyük hatalardan biride, kurum kültürünü ve mevcut ekibi (insanı) görmezden gelerek sadece rakamlara odaklanıp, ilerlenmeye çalışılmasıdır. Burada ölçümlemeler öncesi ve sonrası süreçlerin gözden geçirilmesi, çalışanların bilgilendirilmesi, eğitilmesi, çalışmaların birlikte takım ruhu ile yürütülmesi en önemli başarı anahtarlarından olacaktır.
Öyleyse Rekabet gücümüzü arttırmak için izleyecebileceğimiz adımları şöyle sıralayabiliriz;
- Firma Hedeflerine göre hangi işlerin adımların yapılacağının netleştirilmesi, Etkili işleri belirleyip yapmak
- Bu İşleri düzgün ve etkin şekilde yapmak, bunun için iş süreçlerinin verimliliğini sağlamak
- Verimliliğimizi arttırmamız için süreçlerin mevcut durumunu değerlendirip, süreçlerdeki israfları yada iyileştirme potansiyeli olan noktaları tespit etmek.
- Kurum kültürü ve yapısını dikkate alarak bunları Ortadan kaldırıcı/ iyileşitirici faaliyetleri hayata geçirmek.
- İlerlemeleri ölçümlerle değerlendirip iyileştirmelerin kalıcı, sürdürülebilir olmasını sağlamak.
İşletmelerimizin bu konularda ihtiyaç duyabilecekleri destekler için yetkin ve akredite kişi ya da kurumlardan danışmanlık / mentorlük hizmetleri alarak ilerlemeleri işletmelerin gelişimine büyük katkılar sunacaktır. Üstelik bu konularda birçok işletme için çeşitli devlet desteklerinin olduğunu hatırlatmak faydalı olacaktır.
